看今朝：Excel数据表格的分分合合

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看今朝：Excel数据表格的分分合合

作者：佚名文章来源：电脑爱好者点击数：更新时间：2008-11-18 13:48:58 | 【字体：小大】

《三国演义》开宗明义的第一句话就是“天下大势，分久必合，合久必分”，这句带有辩证思想的名言揭示了世间万物在不断变化的规律。作为Office中人，经常需要处理一些分分合合的数据，若没有几下高招，有人恐怕一个回合就要缴械投降。

　　一、数据的拆分与提取

　　学员小刘是一名业绩非常出色的销售经理，他在记录客户的通讯地址和邮政编码时，将它们放在了一个单元格中（如图1），到了年底想利用Word中的“邮件合并”功能给每位客户发送贺卡邮件时，看着三四千条客户信息，才发现这样的记录方式有问题，赶紧发邮件向我求助。幸运的是，这个Excel文档中填写地址和邮政编码数据的中间有一个空格，所以可以在10秒钟之内轻松搞定。
看今朝：Excel数据表格的分分合合

　　（1）数据拆分操作

　　由于数据量较大，所以要先通过列号将整列全部选中。进入“数据→分列”命令，选择默认的“分隔符号”选项，单击“下一步”按钮。然后将中间“空格”的选项选中，会在下方看到分列的预览。再进入“下一步”（见图2），单击“完成”按钮，好了，大功告成。
看今朝：Excel数据表格的分分合合

　　如果中间没空格，前面的客户地址信息文本长度又不一致呢？也不难，15秒即可完成。无法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函数。在Excel中文本提取函数常用的有3种：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分别从“左”、“右”和“中间”提取单元格中的文本字符。本例中，分别使用“LEFT”和“RIGHT”来提取客户地址信息和邮政编码。

　　（2）文本提取函数的操作

　　先来看看右侧“邮政编码”数据的提取。将光标定在B2单元格中，输入公式“=RIGHT（A2，6）”，回车后，就能自动提取出数据源A2单元格右侧第6位文本字符，也就是邮政编码数据信息，最后填充柄填充就能计算出下方地址中所有右侧的6位邮政编码信息（见图3）。

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